Plan:Perencanaan

Call for Proposal

Setiap tahun, LPPM mengundang dosen ITB untuk berkompetisi untuk mendapatkan pendanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam berbagai skema dapat dilihat di link https://lppm.itb.ac.id/id/category/call-for-proposal/

Setiap skema memiliki persyaratan dan jadwal kegiatan yang berbeda, contohnya skema Riset ITB 2023 dapat dilihat di link  https://lppm.itb.ac.id/id/call-for-proposal-program-riset-itb-tahun-2023. Rekaman sosialisasi skema Riset ITB 2023 dapat dilihat di link https://bit.ly/Rec-Sosialisasi-CFP-Riset-PM-ITB-2023

Submisi Proposal

Proposal diusulkan melalui MyPPM. Setiap skema memiliki form isian dan persyaratan yang berbeda-beda, namun umunya berisi abstrak, upload file detail substansi, tim, anggaran, luaran, indikator, dan upload dokumen pendukung lainnya. Ketika dosen mengirimkan proposal, MyPPM melakukan pengecekan syarat-syarat yang wajib dipenuhi. Jika seluruh syarat terpenuhi, status proposal berubah dari Draft manjadi Terkirim. Proposal yang statusnya Terkirim, selanjutnya dikirimkan ke pimpinan Unit Pengusul untuk dimintakan persetujuan. Jika disetujui, maka statusnya menjadi Disetujui dan siap ke proses berikutnya. Jika tidak disetujui, maka pemrosesan proposal dihentikan. Berikut contoh tampilan layar di MyPPM: 

Review Proposal

Proposal yang telah disetujui oleh pimpinan unit pengusul (status=Disetujui), diproses lebih lanjut oleh Board Reviewer (BoR) ditandai dengan status proposal menjadi Review. BoR dipilih berdasarkan usulan dari masing-masing Fakultas/Sekolah untuk masa tugas 1 tahun. Berikut ini adalah contoh SK penetapan BoR.

Tugas BoR diantaranya memberikan review atas Call for Proposal yang dikelola oleh LPPM dalam bentuk skor dan ulasan. Skor dihitung menggunakan form penilaian yang berbeda-beda tergantung skema. Di MyPPM, LPPM menugaskan setidaknya 2 orang reviewer untuk setiap proposal dengan komposisi:

• 1 orang dari Fakultas/Sekolah yang sama dengan pengusul proposal

• 1 orang dari Fakultas/Sekolah yang berbeda dengan pengusul proposal

Skor akhir didapatkan dari rata-rata skor dua reviewer tersebut. Jika terdapat perbedaan skor yang signifikan diantara dua reviewer tersebut, LPPM menugaskan reviewer ke-3. Dari tiga reviewer diambil 2 review dengan skor yang perbedaanya tidak siginifikan.

Hasil review dari BoR menjadi pertimbangan LPPM untuk memutuskan proposal yang didanai. Berikut adalah contoh tampilan layar MyPPM untuk proses review proposal:

Penentuan Proposal Pemenang

Pimpinan LPPM mengadakan rapat internal untuk menentukan proposal yang didanai. Salah satu pertimbangannya adalah skor review dari BoR. Setelah final, pemenang diumumkan melalui :

• MyPPM, dengan mengubah status dari Review menjadi Didanai atau Tidak Didanai

• Web LPPM, contoh Penetapan Penerima Dana Riset ITB 2023

• Surat resmi ke tiap Fakultas/Sekolah/Pusat
  

Berikut ini adalah contoh tampilan dashboard di MyPPM terkait sebaran proposal suatu skema berdasarkan sebaran unit pengusul dan statusnya:

Do:Pelaksanaan

Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan sepenuhnya menjadi tanggung jawab masing-masing pelaksana kegiatan. Peran LPPM di tahap pelaksanaan kegiatan hanya pada aspek administrasi keuangan saja.  

Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat di ITB secara umum mengikuti aturan keuangan yang ditetapkan Direktorat Keuangan ITB. Berikut adalah info singkat terkait proses administrasi keuangan:

• Anggaran dituangkan ke dalam sistem SIPPM. Selanjutnya data anggaran akan mengalir ke sistem SISPRAN untuk dimintakan persetujuan pagu

• Pagu yang telah disetujui, didetailkan lagi menjadi Rencana Implementasi (RI) ke dalam SIPPM. Selanjutnya data  RI akan mengalir ke sistem SISRAN untuk dimintakan persetujuan RI

• RI yang telah disetujui, resmi menjadi mata anggaran yang siap dibelanjakan oleh pengusul kegiatan

• Setelah belanja, bukti transaksi (invoice, faktur dsb) diserahkan oleh pengusul kegiatan ke LPPM untuk dientrikan ke dalam Oracle Fusion Payable

Berikut ini adalah contoh tampilan layar SIPPM dan Oracle Fusion: 

Check:Pemantauan

Laporan Kemajuan

Pelaksana kegiatan diminta melaporkan kemajuan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakatnya melalui MyPPM setidaknya 1 kali sebelum laporan akhir. Laporan kemajuan selanjutnya diberi ulasan oleh BoR.   

Kunjungan Lapangan

Beberapa kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang terpilih, dilakukan pengecekan langsung ke lapangan oleh tim LPPM untuk mengecek kesesuaian proposal dan pelaksanaan di lapangan

Laporan Keuangan

Laporan keuangan terbentuk otomatis seiring dengan pelaksanaan belanja dan penerimaan keuangan di masing-masing kegiatan. 

Laporan Akhir

Selambat-lambatnya 2 minggu sebelum masa kegiatan berakhir, pelaksana kegiatan dapat mengirimkan laporan akhir kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat ke MyPPM. MyPPM akan mengecek kelengkapan laporan akhir sebelum statusnya berubah dari Pelaporan menjadi Verifikasi.

Berikut ini adalah tampilan MyPPM di tahap pemantauan:

Action:Perbaikan

Perbaikan pada Call for Proposal

Berdasarkan analisis luaran penelitian di MyPPM, dari tahun ke tahun standar luaran kegiatan penelitian terus ditingkatkan dari "publikasi asal scopus" hingga sekarang diwajibkan publikasi dengan kuartil Q1. Begitu juga  kegiatan pengabdian masyarakat sekarang diwajibkan adanya publisitas di media massa atau media sosial

Perbaikan pada Review Proposal

Proses review proposal di MyPPM diperkaya dengan disediakannya dokumen rekam jejak pengusul kegiatan untuk dijadikan pertimbangan oleh BoR. Khusus untuk kegiatan pengabdian kepada masyarakat ditambahkan kode warna (merah/kuning/hijau) kinerja pengusul sesuai dengan luaran yang dijanjikan

Berikut ini adalah contoh tampilan layar MyPPM untuk tahapan perbaikan: